La factura electrónica en las pymes
Narciso
La factura electrónica en las pymes
EconomÃa y Negocios de Heraldo de Aragón. 6-05-2007
En el calendario de adaptación de las TIC en las empresas, este año podrÃamos denominarlo el año de la factura electrónica. Aunque su nacimiento y regulación data de 2003 (RD 1496, de 28 de noviembre) y las grandes empresas ofrecen desde hace tiempo esta modalidad, es este año cuando más se está hablando y proponiendo su adopción a la pyme.
La factura electrónica nos ofrece dejar en el pasado los papeles y sus inconvenientes y mejorar en garantÃas y seguridad los justificantes de las operaciones comerciales que diariamente emite o recibe una empresa. Cuando utilizamos la factura electrónica, ésta es la única válida y legal. Imprimirla no cambia el atributo de original a la electrónica, y por tanto, ante la Administración Tributaria o nuestros clientes y proveedores sólo debemos guardar los archivos generados y no la impresión en papel.
La modalidad de envÃo puede hacerse por correo electrónico o por acceso a una web mediante un certificado digital, de manera que es el propio interesado quién visiona y administra su facturación. Una práctica errónea es la utilización del e-mail para el envÃo de facturas tradicionales y posterior impresión por el receptor.
La primera cuestión que la Pyme debe abordar es su sencillez. El cambio tecnológico que nos brinda la normativa tributaria para optimizar la gestión administrativa debe aprovecharse para implementar un cambio en la organización y plantearse como una oportunidad de negocio. Se ha hablado mucho de reducción de costes, de errores e incluso del medio ambiente, pero quizá la mayor aportación es la posibilidad de automatización del proceso de facturación e integración en el sistema de gestión. Con esta tecnologÃa un empresario puede emitir, firmar y enviar sus facturas con un sólo clic desde cualquier dispositivo con acceso a Internet (PC, PDA, Teléfono móvil).
Para generar facturas electrónicas se deben garantizar dos principios básicos: la autenticidad del origen y la integridad de su contenido. Ambos se consiguen con la firma electrónica o certificado digital, que además las dota de confidencialidad y no repudio. Cuestión esta última sumamente interesante. Si hablamos con cualquier empresario o responsable de facturación y le preguntamos sobre los problemas a la hora de reclamar el pago de una factura, sin lugar a dudas uno de los argumentos más comunes será que el cliente no ha recibido la factura que se la vuelva a enviar.
Para emitir facturas electrónicas es suficiente con disponer de un certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria, pero además deberemos notificar y recabar el consentimiento del receptor, para asegurarnos de que dispone de los elementos tecnológicos para visualizar dicho documento y para verificar la firma y la identidad del emisor, lo que se traduce en un equipo informático con software adecuado para tal fin, el cual, generalmente es gratuito y conexión a Internet.
Cuestión importante es estar seguros de que la factura se ha firmado estando vigente el certificado que habilitaba para ello, pues podrÃa darse el caso de una factura que, habiéndose firmado electrónicamente, se hubiese revocado el poder otorgado para ello.
Para saber si el poder estaba vigente en el momento de la firma existen las llamadas listas de revocación, que cada Autoridad de Certificación crea para dar a conocer en qué estado está el certificado. Hay entidades que cobran por obtener dicha información, e incluso por recibirse la factura, por lo que habrá que ser cuidadosos a la hora de elegir con qué Autoridad de Certificación vamos a contratar el servicio. Hay casos en que dicha información no sólo es gratuita, sin cobrarse además por la recepción, sino que además dicho trámite – el llamado de verificación de firma – se realiza automáticamente por el dispositivo usado para la recepción, lo que ofrece la ventaja de simplificar la recepción documental.
Son numerosas las plataformas electrónicas que entidades, bancos y empresas ofrecen a sus clientes para que utilicen la modalidad de facturación electrónica, cada una con sus peculiaridades o ventajas competitivas frente a las otras. Para que esta revolución en la facturación de los millones de empresas sea un éxito, la clave angular es que todas las soluciones informáticas utilicen estándares para que la integración de la información sea posible entre los millones de usuarios.
Como en todo, las soluciones tecnológicas para emitir facturas electrónicas deberán de adaptarse a las necesidades y recursos de la empresa. Existen soluciones para microempresas que requieren de una mÃnima inversión, soluciones semiautomáticas para empresas medianas y soluciones automáticas para grandes empresas, y modalidades como la subcontratación del servicio de e-facturación. En cualquier caso la empresa debe plantearse un proceso de implantación.
Este proceso, que no es sólo tecnológico, debe responder a cuestiones como ¿Me interesa automatizar mi proceso? ¿Va a cambiar el sistema de facturación?. Sin lugar a dudas, sÃ. Una prueba es la regulación que se está llevando a cabo para la obligatoriedad de la facturación electrónica para contratar con la Administración a partir del 2009. Esta obligatoriedad hará que numerosas empresas se vean obligadas a llevar inicialmente un doble sistema de facturación, electrónica y tradicional, que les abocará a exigir de sus clientes y proveedores la unificación hacia el sistema electrónico.
En este aspecto la Administración va a ejercer una acción de palanca, que se refleja en una de las lÃneas del Plan Avanza que impulsa el Ministerio de Industria y las Comunidades Autónomas para la adaptación de las TIC en las empresas. Por ello, no deberÃamos esperar a los plazos previstos, y si acometer la implantación de la facturación electrónica porque hemos descubierto sus ventajas en la reducción de costes, en la eficacia de procesos, en la mejora del control y visibilidad y en la seguridad.
La Factura Electronica en las Pymes…
Articulo sobre las Facturas Digitales,que son, como realizarlas, los beneficios que tiene para la empresa y autonomos, como usarlas, etc…Todo lo que hay que saber sobre las Facturas Digitales…
Trackback por meneame.net — 17 Mayo 2007 @ 9:45
Hola a todos!
Soy un autonomo y recientemente he adquirido una aplicación para factura electrónica. Se llama EdasFacturas de la empresa ZeroComa. La verdad es que estoy encantado con el programa. He digitalizado todas las facturas que tenia, unas 1000 aproximadamente. Antes era una locura buscar alguna factura, perdÃa horas, pero con EdasFacturas ya no hay problema. El sistema de busqueda es alucinante, vamos, en segundos encuentro la que me interesa. Además eso de emitir y recibir electronicamente es una pasada, pues me harroro una pasta en papel, envios postales…etc…!y bueno, ni contarte el espacio que he ganado en el despacho desaciendome de los archivadores!!
Os recomiendo que adquirais la aplicación, es una gozada trabajar con este tipo de herramientas
Comentario por Jaime — 18 Enero 2008 @ 15:28
Conozco la aplicación que comentais. Mi hermano tiene una tienda de muebles y trabaja con el EdasFacturas. Además es la 1º aplicación aprobada por la AEAT.
Comentario por Esther — 18 Enero 2008 @ 15:31
Esther,
Esta es una confusión que explotan mucho los de Zerocoma. Lo de estar “aprobados” u “homologados” por la AEAT.
No existe tal cosas. No es necesaria (ni existe) ninguna homologación destinada a los programas de facturación electrónica. Tan solo existe un directorio informativo de las empresas que comunican a la AEAT su disposición a desarrollar aplicaciones que dan soporte al formato facturae.
Es diferente el tema de la Digitalización Certificada, que sà requiere homologación. En este caso sÃ, puede afirmarse que EDASfactura está homologado por la AEAT a esos efectos.
Comentario por Julián Inza — 29 Abril 2009 @ 10:56
Para quien quiera saber más sobre Facturae o cualquier tema relacionado con la factura electrónica y la firma digital, le recomiendo que visite http://www.facturae.org.
Es una web divulgativa que contiene una gran cantidad de material sobre estos temas.
Comentario por Yosu Cadilla — 5 Junio 2009 @ 7:05
Hola Esther:
Tienes toda la razón en cuanto a la “Homologación de software para Facturae, pero lo que si es cierto es que existe una homologación por parte de la AEAT para llevar a cabo la Digitalización Certificada, y en este caso, esa empresa que comentas si que la tiene a nivel nacional, ya que en la Diputaciones Forales de Navarra y Pais Vasco es diferente
Si quereis saber más sobre estos temas os recomiendo visitar la propia página web de la AEAT.
Un saludo a todos.
Comentario por Emilio Pan — 7 Septiembre 2009 @ 18:17
Hola a todos:
Me gustarÃa saber cuando va a ser obligatoria la factura electrónica para las empresa proveedoras del Estado, ya que oà que era el 1 de Agosto de 2009 pero no ha sido asÃ. También me gustarÃa me aconsejaseis un software para pode hacer facturas electrónicas. Soy autónomo y tampoco puedo gastar mucho dinero. También serÃa interesante tener lo de la digitalización certificada. Muchas gracias.
Comentario por Josué Vizcaino — 30 Septiembre 2009 @ 17:25
Hola Josué,
Efectivamente el plazo comenzó el 1 de agosto de este año para las grandes empresas que no presentan cuentas abreviadas al Registro y que facturan a la AGE.
El resto de empresas, pymes y autónomos tendrán obligación de presentar las facturas en formato facturae a partir del 1 de noviembre de 2010.
El software para generar facturas en formato facturae más recomendable es el de la AEAT. Es gratuito. La firma electrónica te bastará con la de FNMT pues supongo que toda la AGE tiene acceso a las listas de certificados revocados, y por tanto a validar la firma.
También Office ha generado un módulo de factura electrónica que te puedes descargar gratuitamente. Igualmente en internet ya tienes módulos gratuitos para generar facturae, como haztetufacturae.com
En cuanto a la digitalización certificada, en principio la AEAT admite que se digitalicen las facturas, con un software de escanner homologado, pero no sirve para el resto de documentos que tengan una firma manuscrita. Esto es muy largo de contar…
Saludos
Comentario por Narciso — 1 Octubre 2009 @ 9:23
Hola Narciso:
Muchas gracias por la contestación. He estado probando hacer facturas en haztetufacturae.com pero no se adecua a mis necesidades, como tampoco la de office, ya que no funciona correctamente y me parece incluso más complejo de lo normal su utilización. En cuanto al software para la digitalización certificada de facturas me dicen desde otros blogs que el software no es de escaner, sino un software que cumple con unos requisitos marcados por la AEAT para el proceso de gitalización, custodia y generación de los ficheros de conservación y tal….La verdad es que esto es un poco lio. Voy a intentar descargar alguna demo de alguna herramienta que ofrezca estos servicios y que por supuesto no sea caro y ya te contaré. Gracias
Saludos.
Comentario por Josué Vizcaino — 7 Octubre 2009 @ 14:08
Hola Josué:
Es verdsad q las soluciones gratuitas que te propone Narciso no se adecuan a las necesidades de todas las empresas, pero si que para algunas si valdrÃa. Es evidente que no son tan buenas como las de pago pero te pueden sacar de algún apuro. Si quieres descargate alguna demo del software que ofrecen algunas empresas y mira cual se adecua mejor…..Te recomiendo te descargues algún software que vaya dirigido a la Pyme, suelen ser sencillas de utilizar, completas y de precio son muy asequibles. Espero sea de tu ayuda esta información.
Un saludo
Comentario por Belén Rios — 13 Octubre 2009 @ 12:51
Hola Belén:
Al final estoy probando una demo de una aplicación de software que se llama edas. Creo que se adapta a mi necesidades y el precio es bueno, asà que ya te contaré. Gracias por tus consejos.
Saludos
Comentario por Josué — 14 Octubre 2009 @ 11:14
Hola Jodué:
El software que me comentas (que se llama edasfacturas y no edas) está muy bien,y , sobre todo por las funcionalidades que tiene en la licencia más básica y por su precio,muy importante también para ti ya que me comentaste que no querÃas gastarte mucho dinero. Espero que todas tus dudas estén resueltas. Si necesitas algo ya sabes.
Un saludo.
Belén Rios
Comentario por Belén Rios — 21 Octubre 2009 @ 13:34