La factura electr贸nica en las pymes
Econom铆a y Negocios de Heraldo de Arag贸n. 6-05-2007
En el calendario de adaptaci贸n de las TIC en las empresas, este a帽o podr铆amos denominarlo el a帽o de la factura electr贸nica. Aunque su nacimiento y regulaci贸n data de 2003 (RD 1496, de 28 de noviembre) y las grandes empresas ofrecen desde hace tiempo esta modalidad, es este a帽o cuando m谩s se est谩 hablando y proponiendo su adopci贸n a la pyme.
La factura electr贸nica nos ofrece dejar en el pasado los papeles y sus inconvenientes y mejorar en garant铆as y seguridad los justificantes de las operaciones comerciales que diariamente emite o recibe una empresa. Cuando utilizamos la factura electr贸nica, 茅sta es la 煤nica v谩lida y legal. Imprimirla no cambia el atributo de original a la electr贸nica, y por tanto, ante la Administraci贸n Tributaria o nuestros clientes y proveedores s贸lo debemos guardar los archivos generados y no la impresi贸n en papel.
La modalidad de env铆o puede hacerse por correo electr贸nico o por acceso a una web mediante un certificado digital, de manera que es el propio interesado qui茅n visiona y administra su facturaci贸n. Una pr谩ctica err贸nea es la utilizaci贸n del e-mail para el env铆o de facturas tradicionales y posterior impresi贸n por el receptor.
La primera cuesti贸n que la Pyme debe abordar es su sencillez. El cambio tecnol贸gico que nos brinda la normativa tributaria para optimizar la gesti贸n administrativa debe aprovecharse para implementar un cambio en la organizaci贸n y plantearse como una oportunidad de negocio. Se ha hablado mucho de reducci贸n de costes, de errores e incluso del medio ambiente, pero quiz谩 la mayor aportaci贸n es la posibilidad de automatizaci贸n del proceso de facturaci贸n e integraci贸n en el sistema de gesti贸n. Con esta tecnolog铆a un empresario puede emitir, firmar y enviar sus facturas con un s贸lo clic desde cualquier dispositivo con acceso a Internet (PC, PDA, Tel茅fono m贸vil).
Para generar facturas electr贸nicas se deben garantizar dos principios b谩sicos: la autenticidad del origen y la integridad de su contenido. Ambos se consiguen con la firma electr贸nica o certificado digital, que adem谩s las dota de confidencialidad y no repudio. Cuesti贸n esta 煤ltima sumamente interesante. Si hablamos con cualquier empresario o responsable de facturaci贸n y le preguntamos sobre los problemas a la hora de reclamar el pago de una factura, sin lugar a dudas uno de los argumentos m谩s comunes ser谩 que el cliente no ha recibido la factura que se la vuelva a enviar.
Para emitir facturas electr贸nicas es suficiente con disponer de un certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria, pero adem谩s deberemos notificar y recabar el consentimiento del receptor, para asegurarnos de que dispone de los elementos tecnol贸gicos para visualizar dicho documento y para verificar la firma y la identidad del emisor, lo que se traduce en un equipo inform谩tico con software adecuado para tal fin, el cual, generalmente es gratuito y conexi贸n a Internet.
Cuesti贸n importante es estar seguros de que la factura se ha firmado estando vigente el certificado que habilitaba para ello, pues podr铆a darse el caso de una factura que, habi茅ndose firmado electr贸nicamente, se hubiese revocado el poder otorgado para ello.
Para saber si el poder estaba vigente en el momento de la firma existen las llamadas listas de revocaci贸n, que cada Autoridad de Certificaci贸n crea para dar a conocer en qu茅 estado est谩 el certificado. Hay entidades que cobran por obtener dicha informaci贸n, e incluso por recibirse la factura, por lo que habr谩 que ser cuidadosos a la hora de elegir con qu茅 Autoridad de Certificaci贸n vamos a contratar el servicio. Hay casos en que dicha informaci贸n no s贸lo es gratuita, sin cobrarse adem谩s por la recepci贸n, sino que adem谩s dicho tr谩mite 鈥 el llamado de verificaci贸n de firma 鈥 se realiza autom谩ticamente por el dispositivo usado para la recepci贸n, lo que ofrece la ventaja de simplificar la recepci贸n documental.
Son numerosas las plataformas electr贸nicas que entidades, bancos y empresas ofrecen a sus clientes para que utilicen la modalidad de facturaci贸n electr贸nica, cada una con sus peculiaridades o ventajas competitivas frente a las otras. Para que esta revoluci贸n en la facturaci贸n de los millones de empresas sea un 茅xito, la clave angular es que todas las soluciones inform谩ticas utilicen est谩ndares para que la integraci贸n de la informaci贸n sea posible entre los millones de usuarios.
Como en todo, las soluciones tecnol贸gicas para emitir facturas electr贸nicas deber谩n de adaptarse a las necesidades y recursos de la empresa. Existen soluciones para microempresas que requieren de una m铆nima inversi贸n, soluciones semiautom谩ticas para empresas medianas y soluciones autom谩ticas para grandes empresas, y modalidades como la subcontrataci贸n del servicio de e-facturaci贸n. En cualquier caso la empresa debe plantearse un proceso de implantaci贸n.
Este proceso, que no es s贸lo tecnol贸gico, debe responder a cuestiones como 驴Me interesa automatizar mi proceso? 驴Va a cambiar el sistema de facturaci贸n?. Sin lugar a dudas, s铆. Una prueba es la regulaci贸n que se est谩 llevando a cabo para la obligatoriedad de la facturaci贸n electr贸nica para contratar con la Administraci贸n a partir del 2009. Esta obligatoriedad har谩 que numerosas empresas se vean obligadas a llevar inicialmente un doble sistema de facturaci贸n, electr贸nica y tradicional, que les abocar谩 a exigir de sus clientes y proveedores la unificaci贸n hacia el sistema electr贸nico.
En este aspecto la Administraci贸n va a ejercer una acci贸n de palanca, que se refleja en una de las l铆neas del Plan Avanza que impulsa el Ministerio de Industria y las Comunidades Aut贸nomas para la adaptaci贸n de las TIC en las empresas. Por ello, no deber铆amos esperar a los plazos previstos, y si acometer la implantaci贸n de la facturaci贸n electr贸nica porque hemos descubierto sus ventajas en la reducci贸n de costes, en la eficacia de procesos, en la mejora del control y visibilidad y en la seguridad.
La verdad es que fue un comienzo muy provechoso para todos los asistentes.
