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Principios Básicos en la Facturación Electrónica

Garantía de Autenticidad e Integridad

La factura electrónica se debe confeccionar con mecanismos que garanticen dos principios básicos: la autenticidad del origen y la integridad de su contenido.

Contenidos Equivalente al Papel

Resulta aplicable a todas las formas y modalidades de facturación:

• Facturas tradicionales
• Recapitulativas
• Rectificativas
• Duplicados
• Documentos sustitutivos
• Etc.

Además, tiene los mismos requisitos y formalidades en contenidos, plazos de remisión, etc.

Consentimiento del Destinatario

El “emisor” debe notificar su interés en emitir factura electrónica y el “receptor” podrá formular su consentimiento por cualquier forma verbal o escrita o por silencio.

Futuras novedades en la normativa:

• Será una exigencia para trabajar con la administración pública.
• Será obligatoria a partir de ciertos volúmenes de facturación.
• Los particulares podrán exigirla, se convertirá en un derecho.

Obligaciones del Emisor

• Utilizar un certificado aprobado por la Agencia Tributaria.
• Velar porque se conserven las facturas emitidas.
• Asegurar legibilidad en formato original.
• Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.

Obligaciones del Receptor

• Velar porque se conserven las facturas recibidas.
• Asegurar legibilidad en el formato original.
• Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.
• Disponer de software que permita verificar la firma y la identidad del emisor, así como la vigencia del certificado.
• Opcionalmente puede conservar la factura impresa con marcas gráficas PDF-417.

Libertad de Gestión

• Opciones de externalización.
• Opciones de almacenamiento y custodio (se debe avisar en caso de almacenar las facturas fuera del estado).

Neutralidad Tecnológica

• Las facturas y documentos sustitutivos deben emitirse en cualquier formato, aunque lo recomendable es utilizar un formato de fichero estándar y de uso extendido.
• Gestionar en el formato original, junto con datos asociados y mecanismos de verificación de firma.
• No es necesario mantener copia en papel