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FAQ - Factura Electrónica

1. ¿Que beneficios tiene recibir facturas electrónicas?

Al eliminarse la obligatoriedad de conservarlas en papel - Reduccion de Costes asociados a manipulación de documentos impresos (recepción, grabación y conservación), aumentar considerablemente la calidad en la gestión y control de todo el proceso de conformación y pago.

2. ¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica para que sea válida fiscal y legalmente?

Para que una factura electrónica sea válida sólo debe cumplir con dos requisitos:

• Garantizar la autenticidad de origen, es decir, que podamos identificar al emisor unívocamente
• La integridad de su contenido, es decir, tener la certeza que el documento no ha sido modificados.

Ambos requisitos se cumplen si la factura electrónica ha sido generada por el emisor incorporandole una firma electrónica, mediante un certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria.

3. ¿Qué es la firma electrónica? ¿qué es el certificado digital?

La firma electrónica es un conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificacion del firmante.

Un Certificado Digital es el equivalente electrónico a un Documento de Identidad. El Certificado Digital asocia una clave criptográfica a una identidad, de tal forma que esta quede feacientemente ligada a los documentos electrónicos sobre la que se aplica.

¿Para qué sirve un Certificado?

1. Autentificar la identidad del usuario, de forma electrónica, ante terceros.
2. Firmar digitalmente de forma que se garantice la integridad de los datos trasmitidos y su procedencia.
3. Cifrar datos para que sólo el destinatario del documento pueda acceder a su contenido.

¿Que nos garantiza un Certificado?

1. La identidad del emisor y del receptor de la información (autentificación de las partes)
2. Que el mensaje no ha sido manipulado durante el envío (integridad de la transacción)
3. Que sólo emisor y receptor vean la información (confidencialidad)
4. Que el titular de un mensaje no pueda negar que efectivamente lo firmó (no-repudio)

4. ¿Tengo que solicitar el papel si recibo facturas electrónicas?

NO, Las facturas electrónicas, tienen plena validez legal y fiscal, sustituyendo al papel.

5. ¿Debo conservar las facturas electrónicas?

SI - La Ley obliga a guardar durante el periodo de prescripción correspondiente el fichero que contiene la factura electrónica junto con los datos de la firma electrónica certificada por una Autoridad de Certificación reconocida, que es lo que permite verificar la identidad del emisor.

El archivado digital puede realizarse en cualquier lugar (ya sea en la propia empresa o en una plataforma externa); a condición de garantizar ante cualquier solicitud de la Administración el acceso a esta facturas en cualquier momento.

6. ¿Qué obligaciones existen como receptor de facturas electrónicas? ¿Y como emisor?

Obligaciones del Receptor

• Velar porque se conserven las facturas recibidas.
• Asegurar legibilidad en el formato original.
• Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.
• Disponer de software que permita verificar la firma y la identidad del emisor, así como la vigencia del certificado.
• Opcionalmente puede conservar la factura impresa con marcas gráficas PDF-417.

Obligaciones del Emisor

• Utilizar un certificado aprobado por la Agencia Tributaria.
• Velar porque se conserven las facturas emitidas.
• Asegurar legibilidad en formato original.
• Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.

7. ¿Que necesito para poder emitir facturas electrónicas?

Lo único que se necesita para emitir una factura electrónica, son dos cosas:

• Un certificado digital válido y reconocido por la Agencia Tributaria, para poder firmar dichas facturas.
• Un Canal de envío de esa factura, bien sea una plataforma de facturación o email.

8. ¿Qué formatos de ficheros son admitidos para el envío/recepción/conservación de facturas electrónicas?

Las facturas electrónicas pueden emitirse en muchos formatos, aunque es recomendable' utilizar un formato de fichero estándar y de uso extendido, algunos ejemplos son: doc, xml, pdf, html, txt, EdiFact?, etc; siempre y cuando respete el contenido legal y fiscalmente exigible a cualquier factura.

En Cámara de Comercio hemos elegido para el envío de las facturas electrónicas:

• el formato ..... para los envíos directos .
• y la opción ..... para la recogida de facturas en nuestro Plataforme Factur-e.

Para la recepción se puede conservar este formato o convertirlo al que más interese al receptor para la integración en su ERP, siempre y cuando se conserve el fichero recibido junto con los datos asociados (certificado digital) en su formato original.