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Información sobre Factura Electrónica

1. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Factur-e es la plataforma de emisión, envío y recepción de facturas electrónicas de las Cámaras de Comercio. Esta modalidad de facturación es la más útil, segura y práctica del mercado, y conserva la misma validez legal y fiscal que la factura de papel. Su uso conlleva una serie de beneficios económicos y medioambientales que aumentarán, de manera significativa, la competitividad de su empresa.

La factura electrónica es el documento digital que sustituye a la factura tradicional. Su uso conlleva beneficios económicos, derivados de la reducción de costes y de optimización de procesos, y beneficios medioambientales. De esta manera, la competitividad de su empresa aumentará y podrá generar nuevas oportunidades de negocio.

1.1. ¿QUÉ ES?

En resumen, una factura electrónica es la versión informática de este documento, generado y mantenido electrónicamente, que reemplaza al documento físico pero con la misma validez que la del papel.

1.2. ¿QUÉ NO ES UNA FACTURA ELECTRÓNICA?

Es importante diferenciar entre una factura electrónica con valor legal y fi scal, y una factura enviada telemáticamente en formato electrónico. Esta no dejaría de ser un fichero que contiene una factura pero el envío y almacenaje del original tendrá que ser en formato papel. Es por ello que para que este tipo de factura tenga validez legal y fiscal debe estar certificada por una firma electrónica.

1.3. ¿POR QUÉ IMPLANTAR UN SISTEMA DE FACTURA ELECTRÓNICA?

La factura electrónica conlleva cuatro ventajas fundamentales:

• Ahorro de costes: según algunos estudios, el empleo de la factura puede suponer un ahorro de hasta 0,75 euros por factura (impresión, almacenaje, envío,...), suponiendo un corto retorno de la inversión.
• Agilidad: el intercambio electrónico de facturas permite reducir tiempos de gestión de las facturas de forma considerable.
• Simplificación de la gestión: se simplifica notablemente el archivo de facturas, contabilidad, almacén...
• Seguridad: el empleo de certificados digitales de firma electrónica dota a sus facturas de las garantías de integridad y autentificación del emisor.

Otros de los beneficios a les que hacemos referencia son:

Optimización de procesos

• Reducción de las tareas reiterativas.
• Reducción del error humano.
• Mejor comunicación con los clientes (nuevo canal)
• Aumento de la coordinación interna.
• Eliminación del duplicado de las tareas.

Imagen

• Aparecer como empresa puntera en las nuevas tecnologías.
• Poder dar respuesta a la necesidad de un cliente.
• Ventaja competitiva y/o comparativa respecto a la competencia.

Oportunidades

• Acceso a servicios avanzados de financiación y pago (e-factoring, e-conforming, etc).
• Aumenta los elementos para localizar posibles casos de morosidad.
• Facilita y acelera la entrega de información en caso de inspección por parte de la Agencia Tributaria.
• Define un nuevo canal de comunicación con el cliente.

Ventajas medioambientales

• Disminución de la impresión de papel.
• Disminución en el uso de tintas, tóner, etc.
• Ahorro del coste de almacenamiento físico de las facturas (RRHH, espacio físico...)

1.4. ¿QUIÉN PUEDE HACER LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA?

Cualquier entidad física o jurídica obligada a expedir facturas puede optar por la modalidad de facturación electrónica.

1.5. ¿CÓMO LO PUEDO HACER?

Se admite cualquier formato de factura (doc, xml, pdf, html, txt, etc.) siempre que respete el contenido legal exigible a cualquier factura (nombre, CIF, importe, etc) y que se tengan en consideración los requerimientos anteriores.

2. FACTORES CLAVE DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

En España, la AEAT la encargada de establecer las pautas a seguir de acuerdo a las directrices comunitarias europeas. La legislación legal que regula la facturación electrónica está basada en diversos documentos legales y, para que esta factura tenga validez legal y fiscal, tiene que estar firmada con un certificado homologado por la AEAT. Además debe tener un sistema de desmaterialización que permita realizar el proceso de firma electrónica avanzada sobre el documento que representa la factura. Y, sobre todo, un emisor y un receptor.

Por un lado, en España, es la Agencia Tributaria quien desde el principio ha establecido las pautas a seguir de acuerdo a las directrices comunitarias europeas. El valor tributario que posee la factura implica a la AEAT en su tarea reguladora.

Por otro lado, se ha establecido que para que una factura electrónica tenga validez legal y fiscal tiene que estar firmada con un certificado homologado por la AEAT. Estos certificados son emitidos por Autoridades de Certificación.

Otro factor necesario, además de poseer un certificado electrónico, es tener un mecanismo o sistema de desmateralización de facturas que permita a raíz de este documento certificado realizar el proceso de firma electrónica avanzada sobre el documento que representa la factura.

Y finalmente están los dos actores más importantes para que una factura tenga lógica empresarial. Un emisor que genere a raíz de la venta o alquiler de un producto o servicio y un receptor que reciba esta factura y que se prepare para el pago del producto o servicio recibido.

3. NORMATIVA Y OBLIGACIONES

Desde 2003 ya existe un entorno legal y fiscal apto para enviar y recibir Facturas Electrónicas tanto para Europa como para España. La normativa regula y establece una serie de obligaciones que tanto el emisor como el receptor deben cumplir.

Además, existen tres principios básicos que se tienen que garantizar y que son exigibles a la facturación: la autenticidad del origen de las facturas, la integridad de su contenido y el no repudio en la emisión.

Desde 2003 ya existe un entorno legal y fiscal apto para enviar y recibir Facturas Electrónicas tanto para Europa como para España.

Partiendo de esta premisa, miles de empresas envían y reciben millones de facturas electrónicas al año, por lo tanto es importante detectar si el principal sector en el cual se encuentra su empresa trabaja con algún sistema de normalización.

La normativa legal de 2003 define un entorno estable para el desarrollo de la Facturación Electrónica, tanto el emisor como el receptor de la factura tienen una serie de obligaciones que cumplir.

Emisor

• Utilizar un certificado aprobado por la Agencia Tributaria (AEAT 2/2003)
• Velar para que se conserven las facturas emitidas (RD/1496/2003)
• Asegurar la legibilidad en formato original (RD/1496/2003)
• Garantizar el acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión (RD/1496/2003)

Receptor

• Velar para que se conserven las facturas recibidas (RD/1496/2003)
• Asegurar la legibilidad en formato original (RD/1496/2003)
• Garantizar el acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión (RD/1496/2003)
• Disponer de software que permita verificar la firma y la identidad del emisor, así como la vigencia del certificado (RD/1496/2003)

3.1. PRINCIPIOS BÁSICOS

La legislación actual basándose en la firma electrónica establece tres principios básicos que se tienen que garantizar y que son exigibles a la facturación:

La autenticidad del origen de las facturas
Establecer que el emisor de la factura es realmente quien dice que es.

La integridad de su contenido
Garantizar que el contenido de la factura no ha estado modificado después de su firma.

El no repudio en la emisión
El emisor de la factura no podrá negar la existencia y validez legal de la factura emitida una vez generada.

4. FIRMA ELECTRÓNICA

Camerfirma es el certificado digital que Camerdata pone a disposición de los usuarios para asegurar la máxima seguridad en la emisión y recepción de facturas.

4.1. ¿QUÉ ES UNA FIRMA ELECTRÓNICA?

La firma electrónica es una cadena de caracteres (nombres, letras y símbolos) que se obtiene como resultado de ejecutar un algoritmo matemático sobre un conjunto de datos (un documento electrónico por ejemplo)

La cadena resultante es única para cada conjunto de datos, en consecuencia la misma sirve para garantizar que cualquier documento electrónico recibido, que la contenga, no haya sido alterado en el camino.

Asimismo, puesto que la misma ha sido generada a partir de un certificado electrónico, esta sirve también para identificar al “amo” o “emisor” de este documento (una factura por ejemplo).

4.2. ¿QUÉ VALOR AÑADIDO APORTAN LOS CERTIFICADOS CAMERFIRMA?

Los certificados digitales de Camerfirma:

• Están focalizados al público objetivo empresarial y a sus necesidades.
• Utilizan la red de Cámaras de comercio para realizar la validación de los datos que se incluirán en el certificado, con la garantía que esto supone.
• Vocación internacional: integrados en la jerarquía de Cámaras de Comercio Europeas de Autoridades de Certificación Chambersign.

Tipos de certificado para la factura electrónica:

Persona jurídica en soporte electrónico o en maquinaria (nacional e internacional).

Pertenencia a empresa en soporte electrónico o maquinaria en el caso de ser autónomos.

e-factura: Exclusivo para la facturación electrónica. (nacional e internacional).