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La factura electrónica

• ¿QUÉ ES una factura electrónica?

• ¿SON VÁLIDAS las facturas electrónicas?

• ¿QUIÉN puede hacer facturación electrónica?

• ¿POR QUÉ implantar un sistema de factura electrónica?

• ¿QUÉ se REQUIERE para poder hacer facturación electrónica?

• ¿CÓMO puedo HACERLO?

• ¿Qué es una factura electrónica?

Un factura electrónica es un documento con el mismo contenido que la factura tradicional pero representada en formato digital en lugar de en papel.

Además, la factura electrónica goza de unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel.

• ¿Son válidas las facturas electrónicas?

Las siguientes normas, junto con otras regulaciones genéricas, conforman el núcleo jurídico actual y proporcionan el respaldo legal necesario a la factura electrónica:

• La Orden HAC/3134/2002, de 5 de diciembre
• Resolución 2/2003 de 14 de febrero del Director General de * la Agencia Estatal de Administración Tributaria
• El Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre

Así mismo, Camerfirma ha obtenido el reconocimiento expreso por parte de la Agencia Estatal Tributaria para el empleo de sus certificados en operaciones de facturación electrónica.

• ¿Quién puede hacer facturación electrónica?

Cualquier entidad física o jurídica obligada a expedir facturas puede optar por la modalidad de facturación electrónica.

Los sistemas de factura electrónica no son, por tanto, un ámbito exclusivo de las grandes compañías sino que son perfectamente aplicables a pymes y autónomos.

• ¿Por qué implantar un sistema de factura electrónica?

La facturación electrónica trae consigo 4 ventajas fundamentales:

• Ahorro de costes: según algunos estudios, el empleo de la factura puede suponer un ahorro de hasta 0,75 euros por factura (impresión, almacenaje, envío, ...).

• Agilidad: el intercambio electrónico de facturas permite reducir los tiempos de gestión de las facturas de forma considerable.

• Simplificación de la gestión: se simplifica notablemente el archivo de facturas, contabilidad, almacén, ...

• Seguridad: el empleo de certificados digitales dota a sus facturas de las garantías de integridad y autentificación del emisor.

• ¿Qué se requiere para poder hacer facturación electrónica?

Requerimientos para el emisor:

1 - Tener el consentimiento previo del receptor de las facturas.

2 - Garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas esto es posible gracias a los certificados digitales emitidos por Camerfirma:

a/ Los Certificados de persona física de pertenencia a empresa y de persona jurídica, que han obtenido el reconocimiento expreso de la AEAT (Art.5. 1. de la Orden HAC/3134/2002, de 5 de diciembre, sobre un nuevo desarrollo del régimen de facturación telemática, previsto en el Art. 88 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre del IVA.

b/ Y el Certificado de persona física de representante, admitido para realizar facturación electrónica mediante Resolución dictada por el Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria( 1,25Mb) el pasado 26 de enero de 2004 (Art.5.2. de la Orden HAC/3134/2002, de 5 de diciembre, sobre un nuevo desarrollo del régimen de facturación telemática, previsto en el Art. 88 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre del IVA)

c/ Certificado especial para la emisión de factura electrónica.

- Almacenar la facturas digitalmente tal y como fueron enviadas, incluyendo la factura y la firma electrónica de la misma.

- Proporcionar al receptor el software adecuado que le permita validar las facturas firmadas.

- Requerimientos para el receptor:

• Disponer del software adecuado para la validación de la factura dependiendo del formato de generación.

• Almacenar las facturas recibidas digitalmente (factura y firma)

• ¿Cómo puedo hacerlo?

Se admite cualquier formato de factura (doc, xml, pdf, html, txt, etc.) siempre que respete el contenido legal exigible a cualquier factura (Nombre, CIF, importe, etc.) y que se tengan en consideración los requerimientos anteriores.

La mejor solución dependerá inevitablemente del tipo de empresa y, sobre todo, del volumen de facturas emitidas. Desde Camerfirma proponemos, a título orientativo, las siguientes opciones:

Autónomo / pequeña empresa:

• Facturas creadas y firmadas por herramientas ofimáticas comunes (MS Office XP, Adobe Acrobat 6, MS Outlook).
• Herramientas de gestión de facturación que permitan la firma de las facturas.

Mediana empresa:

• Herramientas de gestión de facturación que permitan la firma de las facturasSoftware a medida.

Gran empresa:

• Software a medida avanzado (XML, EDI, ...)

Camerfirma ha obtenido el reconocimiento expreso por parte de la Agencia Estatal Tributaria y de la Dirección del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria ( 1,25Mb) para el empleo de sus certificados (Certificado de persona física de pertenencia a empresa, de persona física de representante y de persona jurídica) en operaciones de facturación electrónica, ofreciendo además diferentes posibilidades a nivel de desarrollo o consultoría para permitir a las empresas migrar del entorno tradicional de su facturación a una facturación electrónica.

Desde Camerfirma queremos ofrecer a las empresas una solución basada en las propias necesidades de su organización, respetando siempre las condiciones impuestas normativamente y las exigencias propias del mercado.

Conscientes de la diversidad de métodos que se emplean, intentaremos adaptar y mejorar los procedimientos de la empresa.

Camerfirma esta en contacto con los desarrolladores más importantes de aplicaciones informáticas de gestión empresarial para integrar sus módulos de facturación electrónica.

También estamos desarrollando módulos para integrar de forma sencilla la facturación electrónica en otras implantaciones más personalizadas. Adicionalmente se está trabajando en un servicio de facturación telemática para ofrecerlo en modo ASP. Este servicio se encargaría de almacenar y gestionar la facturación electrónica de la empresa garantizando así el cumplimiento de la custodia de las facturas electrónicas exigida por la ley.

Ley de Firma Digital 59/2003 de 19 de diciembre de 2003